Mô tả công việc

1. Hành chính – Văn thư
- Tiếp nhận, phát hành, cập nhật và lưu trữ hồ sơ, tài liệu, công văn đến/đi của dự án.
- Quản lý hồ sơ dự án dưới dạng bản cứng và bản mềm; bảo đảm đầy đủ, khoa học, dễ tra cứu và bảo mật.
- Thiết lập danh mục, mã hóa và kiểm soát phiên bản hồ sơ, tài liệu.
- Quản lý biểu mẫu, văn phòng phẩm và hỗ trợ các công việc hành chính, hậu cần tại công trường.
- Hỗ trợ theo dõi chấm công và tổng hợp các thông tin nhân sự của dự án khi được giao.
2. Quản lý và kiểm soát hồ sơ dự án
- Theo dõi tình trạng trình duyệt vật tư, thiết bị; bản vẽ; biện pháp thi công; hồ sơ nghiệm thu và hoàn công.
- Lập và thường xuyên cập nhật bảng theo dõi hồ sơ: đã phát hành, đang xử lý, cần bổ sung, đã phê duyệt hoặc quá hạn.
- Hỗ trợ và đôn đốc các cá nhân hoàn thiện hồ sơ hoàn công, báo cáo ảnh hoàn công theo đúng tiến độ.
- Theo dõi và làm các hồ sơ liên quan đến thủ tục hải quan theo hướng dẫn của các bộ phận chuyên môn.
- Tổng hợp và chuẩn bị tài liệu, hồ sơ nghiệm thu đưa vào sử dụng, nghiệm thu hết bảo hành.
- Chủ động cảnh báo Quản lý dự án về các hồ sơ chậm, thiếu hoặc có nguy cơ ảnh hưởng đến tiến độ thi công, nghiệm thu và thanh toán.
3. Hỗ trợ Quản lý dự án
- Theo dõi các mốc tiến độ và đầu việc quan trọng của dự án.
- Chuẩn bị tài liệu phục vụ các cuộc họp với Chủ đầu tư, tư vấn, nhà thầu phụ và các bên liên quan.
- Ghi chép, lập và phát hành biên bản họp; tổng hợp nội dung công việc, người phụ trách và thời hạn hoàn thành.
- Theo dõi việc thực hiện các đầu việc sau cuộc họp, nhắc việc và báo cáo các nội dung chậm xử lý.
- Tổng hợp báo cáo tuần, báo cáo tháng và các báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Quản lý dự án.
4. Theo dõi hợp đồng, chi phí và thanh toán
- Theo dõi các mốc thanh toán, hồ sơ nghiệm thu, hồ sơ phát sinh và phụ lục hợp đồng.
- Phối hợp với bộ phận Kế toán, Kinh doanh – Hợp đồng và các phòng ban liên quan để hoàn thiện hồ sơ thanh toán.
- Cập nhật tình trạng hồ sơ thanh toán, công nợ và chủ động cảnh báo các vướng mắc hoặc nguy cơ chậm thanh toán.
- Hỗ trợ tổng hợp, theo dõi chi phí của dự án theo phân công của Quản lý dự án.
- Không tự xác nhận số liệu tài chính, thuế hoặc hải quan khi chưa có ý kiến của bộ phận chuyên môn.
5. Công tác phối hợp đối nội – đối ngoại
- Là đầu mối kết nối thông tin giữa công trường với các phòng, ban tại văn phòng Công ty.
- Phối hợp với Chủ đầu tư, tư vấn, nhà thầu phụ và nhà cung cấp trong việc trao đổi, tiếp nhận và chuyển giao hồ sơ.
- Bảo đảm thông tin được truyền đạt đầy đủ, chính xác, đúng người phụ trách và đúng thời hạn.
- Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Quản lý dự án và Ban Thi công Công nghiệp.

YÊU CẦU ỨNG VIÊN

- Tốt nghiệp CĐ/ĐH chuyên ngành Kế toán, Hành chính – Văn thư, Quản trị kinh doanh, Kinh tế hoặc chuyên ngành phù hợp.
- Chấp nhận ứng viên mới tốt nghiệp nếu có tư duy tổ chức công việc tốt và khả năng sử dụng thành thạo các công cụ văn phòng.
- Ưu tiên ứng viên có từ 01 năm kinh nghiệm làm thư ký dự án, hành chính công trường, kế toán nội bộ hoặc kiểm soát hồ sơ.
- Ưu tiên đang sinh sống ổn định tại khu vực Thạch Thất hoặc trong phạm vi bán kính không quá 10 km tính khu vực Thạch Thất.
- Có khả năng làm việc thường xuyên tại công trường và đáp ứng thời gian làm việc theo yêu cầu của dự án.
- Ưu tiên ứng viên có phương tiện đi lại chủ động và có định hướng làm việc ổn định, lâu dài.
- Sử dụng thành thạo Word, Excel, PowerPoint, Outlook và các công cụ lưu trữ, quản lý dữ liệu.
- Có khả năng lập và quản lý các bảng theo dõi hồ sơ, tiến độ, chi phí và thanh toán trên Excel.
- Có kỹ năng soạn thảo công văn, email, biên bản họp và báo cáo.
- Giao tiếp tốt, có kỹ năng sắp xếp công việc, làm việc nhóm.

PHÚC LỢI CHO BẠN

- Mức lương dựa trên năng lực và kinh nghiệm. Được đánh giá điều chỉnh lương định kỳ hàng năm.
- Cung cấp máy tính làm việc , trợ cấp ăn trưa,trợ cấp công trường, trợ cấp ngoại ngữ, trợ cấp thâm niên, trợ cấp công tác, lương OT.
- Thưởng lương tháng 13 , thường cuối năm hấp dẫn.
- Được đóng các chế độ BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ theo quy định nhà nước.
- Thưởng các ngày lễ lớn: Tết Nguyên Đán, Tết Dương lịch, Ngày 30.4 & Quốc tế Lao Động, Ngày Quốc khánh, Sinh nhật công ty,...
- Chế độ du lịch hàng năm đầy đủ.
- Quà tặng mừng: Sinh nhật hàng năm; Khi Kết hôn; Khi sinh con...
- Khám sức khỏe định kỳ hàng năm; Bảo hiểm chăm sóc sức khỏe đặc biệt cho Cán bộ quản lý.
- Bảo hiểm tai nạn, tử tuất 24/24.
- Tham gia các hoạt động câu lạc bộ như: bóng đá, bóng bàn, …
- Môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp, văn minh, nhiều cơ hội học hỏi và phát triển.

CÁCH THỨC ỨNG TUYỂN

Ứng viên vui lòng ứng tuyển qua 1 trong 3 cách sau:

1. Gửi CV qua email tuyendung@nsn.vn với tiêu đề: Họ và tên_ vị trí ứng tuyển
2. Ứng tuyển trên website tuyển dụng của nsn
3. Điền thông tin ứng tuyển phía dưới đây tại website của NSN